¿Conoces las ventajas de una centralita telefónica VoIP para hoteles? Si crees que tu hotel gasta demasiado en la infraestructura de telefonía fija o consideras que tu actual centralita corporativa es demasiado compleja y costosa, este artículo te puede interesar. Te contamos por qué dar el salto hacia una centralita virtual de VOIP.
¿En qué consiste un sistema de telefonía VoIP para hoteles?
Los teléfonos son un elemento clave tanto para los profesionales como para los huéspedes de un hotel. Tradicionalmente, una central telefónica para hoteles se caracterizaba por ser un sistema analógico, compuesto de consolas complejas y de cables de cobre coaxiales, que se usaban para conectar los diferentes teléfonos al sistema telefónico integrado del hotel.
En la actualidad, existe la posibilidad de instalar sistemas telefónicos virtuales, los cuales permiten realizar llamadas de voz vía IP (VoIP). La Telefonía IP (Telefonía de Protocolo de Internet) es el término utilizado para describir las comunicaciones válidas para intercambiar llamadas telefónicas, voz y otras formas de comunicación a través de Internet.
Para poder sustituir con éxito una centralita telefónica para hoteles tradicional por otra sobre VoIP es importante contar con una infraestructura de red con buena capacidad, requisito que podemos ofrecer ágilmente mediante cableado de fibra óptica. También es posible incorporar este nuevo servicio mediante sistemas de cableado convencionales.
¿Cómo funcionan los teléfonos IP?
¿Quieres saber cómo funciona la tecnología IP y en qué se diferencia de las centrales telefónicas de toda la vida? Te lo explicamos de un modo esquemático y sencillo:
- La tecnología IP es la sustitución lógica de las centrales telefónicas para realizar llamadas de voz desde un sistema analógico, hoy por hoy obsoleto, a un sistema de envío de datos a través de Internet. En concreto, las llamadas de voz con sistemas tradicionales se realizan a través de líneas PSTN analógicas (red telefónica pública conmutada), mientras que la telefonía IP transporta los datos de voz en paquetes a través de una LAN (red de área local) o Internet.
- Los teléfonos IP identifican las señales de voz analógicas y las convierten en una versión o formato digital. Posteriormente, estas señales se transmiten a través de una línea ancha en forma de datos y son recibidas por el receptor mediante su conexión a Internet.
¿Por qué apostar por una centralita telefónica virtual para hoteles?
Si estás pensando en instalar un sistema de telefonía IP en un hotel para eliminar el complejo hardware asociado a la centralita telefónica convencional o reducir tarifas de llamadas y costes de mantenimiento de equipos, aquí tienes una serie de argumentos que probablemente te animen a migrar a la telefonía IP cloud.
1. Optimización de costes
¿Es posible ahorrar con un sistema de Telefonía VoIP? Lo cierto es que sí, básicamente por dos motivos. Dado que el sistema puede estar en cloud, no existe la necesidad de disponer de los equipos físicos en el hotel, y además no hay necesidad de tener costosos contratos de mantenimiento.
Por otro lado, al hacer las llamadas de voz a través de Internet accedemos a una tarificación mucho más ventajosa que la que nos ofrecen los operadores tradicionales en cualquier tipo de llamada: internacionales, llamadas a móviles, fijos, etc. Esto es especialmente atractivo para reducir la factura telefónica del huésped y del hotel ya que el ahorro puede llegar al 60% o 70% en llamadas internacionales.
2. Mejora la experiencia de tus huéspedes
Las llamadas con una centralita telefónica para hoteles VoIP son mucho más claras y estables que con las centrales telefónicas tradicionales. Además, gracias a la integración del sistema VoIP con el CRM o PMS del hotel, es posible dar un toque más personal a la comunicación con tus huéspedes, mostrándose información sobre el usuario de la llamada en curso: nombre, necesidades específicas, historial…
3. Optimización de la infraestructura de comunicación
Otra de las ventajas de los sistemas VoIP en hoteles es que permiten mejorar el conjunto de la infraestructura de comunicación de tu establecimiento, poniendo a disposición de empleados, profesionales y huéspedes las técnicas más avanzadas de procesamiento de voz, lo que facilita y añade un plus de calidad a las operaciones diarias. Hablamos por ejemplo de:
- Llamada automatizada de servicio despertador
- Menú IVR automatizado para la gestión ágil de las consultas más frecuentes: cambio de toallas, limpieza de la habitación, preferencias para el desayuno o acceso a la red WiFi.
- Locuciones personalizadas
- Grabación de llamadas
- Llamadas múltiples
- Desvíos o enrutamientos de llamadas avanzados
- La posibilidad de realizar llamadas simultáneas sin ocupar la línea. Algo muy interesante cuando se gestiona desde una línea telefónica llamadas de reservas, proveedores, consultas de los huéspedes…
- La movilidad de la línea. Una extensión fija puede convertirse a móvil, especialmente interesante para el teletrabajo.
- Panel administrativo con estadísticas sobre las llamadas y facilidad para el rastreo de las mismas.
4. Mejores condiciones de escalabilidad
Además de ser económica, rápida y sencilla, la migración a un sistema de Telefonía por IP es una de las soluciones para hoteles que ofrece mejores condiciones de escalabilidad, permitiendo todo tipo de ampliaciones y adaptándose perfectamente a las necesidades de tu hotel en el ámbito de las comunicaciones, tanto actuales como futuras. Por ejemplo, es posible agrupar las comunicaciones de diferentes activos, tales como distintos establecimientos hoteleros o restaurantes, aunque no se encuentren en el mismo lugar.
5. Una implementación más sencilla
Una de las ventajas más importantes del sistema de Telefonía IP es que su instalación y configuración es muy sencilla. Con los sistemas de VoIP, el hardware se limita al máximo, y si lo deseas, se pueden seguir utilizando los teléfonos de sobremesa analógicos o digitales, por lo que no es imprescindible invertir en renovar los teléfonos.
Disponer de una red de fibra óptica en tu hotel permite integrar este nuevo servicio tecnológico de forma rápida en cada habitación pudiendo, por ejemplo, asignar fácilmente un servicio VoIP gratuito a tus clientes VIP, ofrecer tarifas especiales o incorporar servicios de voz personalizados a través del dispositivo VoIP de la habitación.
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¿Te hemos ayudado a comprender las ventajas de las centralitas VoiP con este artículo? Ahora que ya sabes qué tener en cuenta en un proyecto de migración a telefonía IP, en Cerium podemos ayudarte.
Sí bien es cierto que para migrar con facilidad al sistema IP es muy recomendable disponer de tecnología de fibra óptica GPON, capaz de incorporar este nuevo servicio en el actual cableado, en Cerium nos adaptamos a la infraestructura actual de nuestros clientes, pudiendo desplegar este nuevo servicio desde el CPD a cada una de las habitaciones también mediante cableado convencional.
